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/ Power Tools 1993 October - Disc 2 / Power Tools (Disc 2)(October 1993)(HP).iso / propdb / bpintro.txt < prev    next >
Text File  |  1993-04-27  |  3KB  |  61 lines
  1. HOW TO USE THE PROPOSALS DATABASE BOILERPLATE FILES
  2.  
  3. Introduction
  4.  
  5. In the selling process, a proposal may be written either in response to a
  6. customer's RFP (Request for Proposal) or RFI (Request for Information), or as
  7. an unsolicited proposal to offer our HP Products/Services.
  8.  
  9. The distinction between these two types of proposals -- response to a customer
  10. request vs. an unsolicited offer -- is important to recognize because different
  11. approaches to determining the proposal content are required.
  12.  
  13. When developing a response to a customer's RFP, the sales team must adhere to
  14. the customer's instructions for the proposal outline as specified.  The
  15. customer's requirements will determine proposal content. Some customers provide
  16. explicit, rigid RFP instructions which must be followed exactly.  Others are
  17. more general, allowing the sales team flexibility in defining some portions of
  18. the outline.
  19.  
  20. When developing an unsolicited proposal, the sales team has sole discretion in
  21. determining the proposal content.
  22.  
  23. For either type of proposal, once the outline has been established, the sales
  24. team will be able to begin writing.
  25.  
  26. Process
  27.  
  28. The Boilerplate section of the Proposals Database has been structured to help
  29. you develop the proposal outline (as appropriate) and to write the proposal.
  30. To make the most of the information available in the Boilerplate section:
  31.  
  32. 1.  If the proposal outline has not already been defined by the customer, look
  33.     at the Sample Proposal Outlines provided for various sales opportunities.
  34.     (Note:  new outlines are continuously being developed for addition to the
  35.     database).
  36.  
  37. 2.  Follow the Sample Proposal Outline recommendations, and retrieve the
  38.     appropriate documents listed by DOCID (document ID number) from the
  39.     database (using key word search), and/or create custom text as required.
  40.  
  41. 3.  If the proposal outline has been defined by the customer, either browse
  42.     through the Boilerplate Index provided in the database, or do a key word
  43.     search by topic to retrieve relevant documents to incorporate into your
  44.     proposal.  The boilerplate includes product family descriptions, business
  45.     overviews, software overviews, summaries of services, network management,
  46.     etc.
  47.  
  48. 4.  Edit and customize the boilerplate text as needed.  The boilerplate is
  49.     provided in both ASCII text files and PGS (Proposal Generation System)
  50.     MSWord 5.0 and Ami Pro 2.0 formatted files.  Many of the boilerplate
  51.     documents also include graphics files to complement the text (both .GAL and
  52.     .PLT figures).
  53.  
  54. Please refer to the Proposal Standards and Guidelines Manual (also provided
  55. within the Proposals Database on Power Tools), for additional information on
  56. developing and writing proposals.
  57.  
  58. If you have any comments, questions or suggestions regarding the Proposals
  59. Database Boilerplate documents, please contact the Cupertino Proposals Group at
  60. TN or (408) 447-4546 or via HPDesk to CUPERTINO PROPOSALS GROUP/HP6650/24.
  61.